Facturar y cobrar

Borrador y emisión

Una factura empieza como borrador: se guarda sola y puedes cambiarlo todo. Al pulsar Emitir factura recibe el siguiente número de tu serie y queda cerrada: ya no se puede cambiar ni borrar. Así lo exige la normativa de facturación.

Antes de emitir comprobamos que no falte nada: tus datos fiscales, el nombre del cliente (y su NIF si es empresa o autónomo), al menos una línea, y que la fecha no sea anterior a la de la última factura de la serie.

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1. 1 La fecha de expedición, la de la operación y el vencimiento.
2. 2 Vista previa (PDF) para revisarla antes de emitir.
3. 3 Emitir factura: recibe su número y ya no se puede cambiar.

Formas de crear una factura

• Desde un presupuesto aceptado: «Facturar este presupuesto», entero o por uno de los pagos acordados.
• Desde albaranes: marca varios del mismo cliente y factúralos juntos.
• Desde cero: Facturas → Nueva factura.

Impuestos en la factura

• IVA: 21 % normalmente; 10 % en reformas de vivienda de particulares que cumplen las condiciones.
• Retención de IRPF: solo si el cliente es una empresa o un profesional (1 % en módulos de construcción; 15 %, o 7 % los primeros años, en actividades profesionales). A particulares no se aplica.
• Inversión del sujeto pasivo: solo si trabajas como subcontrata de un constructor o promotor en obras de construcción o rehabilitación. La factura va sin IVA y lo declara el cliente.

Corregir una factura emitida

Se hace con una factura rectificativa: pulsa «Crear factura rectificativa», indica el motivo y ajusta las cantidades. Lleva su propia serie de numeración.

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1. 1 Nueva factura desde cero.
2. 2 Pendientes de cobro: lo que te deben.
3. 3 Vencidas: lo que ya debían haberte pagado. Mándales un recordatorio.
4. 4 Exportar libro de facturas emitidas para tu gestoría.

Cobrar

• Marcar como cobrada cuando te paguen (o deja que lo haga la conciliación del banco).
• Recordatorios: envía uno a mano o activa los automáticos en Mi empresa. Se mandan en tu nombre y las respuestas te llegan a ti.
• Facturas recurrentes: para mantenimientos o alquileres, programa que cada mes, trimestre o año se cree un borrador igual. Nunca se emite sola: tú lo revisas y lo emites.

Para tu gestoría: «Exportar libro de facturas emitidas» descarga un CSV que abre en Excel. También puedes invitarla al Equipo con acceso de solo lectura.